Die Frage, die sich jedes wachsende Unternehmen stellt
Ab einem gewissen Punkt kommt sie auf: Sollten wir uns ein eigenes Event-Team aufbauen, oder bleiben wir bei der Agentur? Meistens entsteht die Frage, wenn das Budget für externe Personaldienstleistungen eine Grenze überschreitet, die intern Aufmerksamkeit erzeugt. Der CFO fragt: "Lohnt sich das noch?" Die Antwort ist nicht pauschal. Sie hängt von Faktoren ab, die selten in der ersten Diskussionsrunde auf dem Tisch liegen.
Dieser Beitrag legt offen, wann ein internes Team die bessere Wahl ist, wann eine Agentur die bessere Wahl ist, und wann die richtige Antwort eine Kombination aus beidem ist. Ohne Verkaufsargumente. Mit echten Zahlen.
Was ein internes Event-Team wirklich kostet
Die meisten Unternehmen unterschätzen die Gesamtkosten eines internen Teams massiv. Der Grund: Sie rechnen mit Bruttolöhnen. Die echten Kosten sind deutlich höher.
Die sichtbaren Kosten
Ein interner Event-Koordinator in der Deutschschweiz kostet je nach Erfahrung CHF 65'000 bis CHF 95'000 Bruttolohn pro Jahr. Eine Teamleitung liegt bei CHF 85'000 bis CHF 120'000. Dazu kommen die gesetzlichen Sozialabgaben: AHV, IV, EO, ALV, SUVA, BVG, Krankentaggeld. Zusammen ergibt das einen Aufschlag von rund 15 bis 20 Prozent auf den Bruttolohn. Ein interner Event-Koordinator mit CHF 80'000 Bruttolohn kostet das Unternehmen also rund CHF 92'000 bis CHF 96'000 pro Jahr an reinen Personalkosten.
Die unsichtbaren Kosten
Jetzt wird es interessant. Neben dem Gehalt fallen an:
- Arbeitsplatz, IT-Infrastruktur, Software-Lizenzen: CHF 8'000 bis CHF 15'000 pro Jahr
- Weiterbildung und Zertifizierungen: CHF 2'000 bis CHF 5'000 pro Jahr
- Rekrutierungskosten bei Fluktuation: CHF 8'000 bis CHF 20'000 pro Stelle
- Führungsaufwand, HR-Administration, Zielvereinbarungen: nicht bezifferbar, aber real
- Ferien, Krankheit, Abwesenheiten: 25 bis 30 Arbeitstage pro Jahr, in denen die Kapazität fehlt
Bruttolohn CHF 80'000, plus Sozialleistungen, Infrastruktur, Rekrutierung und Abwesenheiten. Die Differenz zum Bruttolohn beträgt 35 bis 75 Prozent.
Das Skalierungsproblem
Ein internes Team hat eine fixe Kapazität. Du zahlst im Januar gleich viel wie im September, auch wenn im Januar keine Events stattfinden. Wenn du im Peak drei Messen, zwei Kongresse und einen Produktlaunch innerhalb von sechs Wochen hast, reicht dein Team trotzdem nicht. Du brauchst zusätzlich externe Kräfte. Die Fixkosten bleiben, die variablen kommen obendrauf.
Eine Agentur hat dieses Problem nicht. Du zahlst, was du brauchst, wann du es brauchst. In der Nebensaison zahlst du nichts.
Was eine Agentur wirklich kostet
Agenturkosten sind transparent, wenn du die richtigen Fragen stellst. Ein typischer Stundenansatz für qualifiziertes Event- und Messepersonal in der Schweiz liegt bei CHF 32 bis CHF 65 pro Stunde, je nach Profil und Einsatz.
Rechenbeispiel: 12 Events pro Jahr
Nehmen wir ein Unternehmen mit 12 Events pro Jahr. Durchschnittlich 3 Personen pro Einsatz. Durchschnittlich 8 Stunden pro Tag. Durchschnittlich 2,5 Einsatztage. Bei einem mittleren Stundenansatz von CHF 42.
Die Rechnung: 12 Events x 3 Personen x 8 Stunden x 2,5 Tage x CHF 42 = CHF 30'240 pro Jahr.
Dazu kommen Briefingkosten, Koordination und allfällige Zuschläge. Realistisch landest du bei CHF 35'000 bis CHF 45'000 pro Jahr für 12 Events mit einer Agentur.
3 Personen pro Einsatz, 2,5 Tage im Schnitt, mittlerer Stundenansatz. Inklusive Briefing und Koordination.
Die Break-even-Analyse
Ab welchem Volumen lohnt sich ein internes Team finanziell? Die Rechnung ist einfacher als gedacht.
Die Vollkosten einer internen Stelle liegen bei rund CHF 120'000 pro Jahr. Diese Person kann realistisch 20 bis 25 Events pro Jahr operativ betreuen, wenn Events der Hauptfokus sind. Sie kann aber nicht gleichzeitig 3 Rollen am Stand übernehmen. Für die Einsatzkräfte selbst brauchst du immer noch externe Unterstützung oder einen internen Pool, den du separat aufbaust und führst.
Der reine Break-even zwischen "alles Agentur" und "eine interne Stelle plus Agentur für Einsatzkräfte" liegt bei ungefähr 25 bis 30 Events pro Jahr. Vorausgesetzt, die interne Person deckt tatsächlich alle Koordinationsaufgaben ab und du rechnest die externen Einsatzkräfte weiterhin über die Agentur.
Der Break-even ist nicht der Punkt, ab dem ein internes Team günstiger wird. Er ist der Punkt, ab dem die fixen Kosten der internen Stelle durch das Einsparungspotenzial bei Koordination und Agenturmarge gedeckt werden. Die Einsatzkräfte selbst musst du in den meisten Fällen weiterhin extern beziehen.
Inhouse: Stärken und Schwächen
- Tiefes Unternehmenswissen: Dein Team kennt Produkte, Kultur, Abläufe
- Direkte Steuerung und kurze Entscheidungswege
- Aufbau von internem Know-how über Jahre
- Kein Briefingaufwand für Grundlagen
- Stärkere Identifikation mit der Marke
- Fixkosten unabhängig von Auslastung
- Skalierungsproblem bei Peaks und saisonalen Schwankungen
- Rekrutierung, Führung und Administration liegen bei dir
- Ausfallrisiko: Krankheit, Kündigung, Ferien
- Begrenzter Erfahrungspool und Betriebsblindheit
Agentur: Stärken und Schwächen
- Variable Kosten: Du zahlst nur, was du brauchst
- Sofortige Skalierung nach oben und unten
- Breiter Pool mit spezialisierten Profilen
- Kein HR-Aufwand: Rekrutierung, Verträge, Lohn, Sozialleistungen liegen bei der Agentur
- Externe Perspektive und Branchenwissen aus vielen Einsätzen
- Backup-Garantie bei Ausfällen
- Höherer Briefingaufwand, besonders am Anfang
- Weniger Kontrolle über die Einzelperson
- Qualitätsrisiko bei wechselndem Personal
- Abhängigkeit vom Agenturpartner
- Kosten pro Stunde höher als bei internem Personal (aber ohne Fixkosten)
Wann ein internes Team die richtige Wahl ist
Ein internes Team lohnt sich, wenn bestimmte Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Nicht einzeln, sondern in Kombination.
- Mehr als 30 Events pro Jahr mit hohem Koordinationsaufwand
- Gleichbleibende Anforderungen an Personal und Ablauf
- Events als strategischer Kernbereich, nicht als Nebentätigkeit
- Budget für Fixkosten auch in Monaten ohne Events vorhanden
- Internes HR kann Rekrutierung, Führung und Administration der zusätzlichen Stellen abdecken
- Geringe saisonale Schwankungen
Typische Unternehmen, für die das zutrifft: grosse Messeveranstalter, Kongresszentren, Unternehmen mit eigener Eventabteilung und mehr als 40 Veranstaltungen pro Jahr.
Wann eine Agentur die richtige Wahl ist
Für die Mehrheit der Schweizer KMU ist die Agenturlösung wirtschaftlich sinnvoller. Das liegt nicht an der Qualität der internen Teams, sondern an der Struktur.
- Weniger als 25 Events pro Jahr
- Starke saisonale Schwankungen (Messefrühling, Kongressherbst, stille Monate dazwischen)
- Wechselnde Anforderungen an Profile: Hostessen, Verkaufspersonal, Supervisor, mehrsprachiges Team
- Kein internes HR für Temporärpersonal-Administration
- Bedarf an schneller Skalierung: mal 3 Personen, mal 15
- Regionale Einsätze an verschiedenen Standorten in der Schweiz
Rechne nicht nur die Agenturkosten gegen ein Gehalt. Rechne die Gesamtkosten: Fixkosten der internen Stelle plus die variablen Kosten für externe Einsatzkräfte, die du trotzdem brauchst. Vergleiche das mit den reinen variablen Kosten einer Agenturlösung. Der Unterschied ist oft kleiner als erwartet, und die Flexibilität der Agenturlösung wiegt schwer.
Das Hybridmodell: das Beste aus beiden Welten
Die meisten erfolgreichen Unternehmen, die wir bei kyo betreuen, landen nicht bei "entweder oder". Sie landen beim Hybridmodell. Und das aus gutem Grund.
Das Hybridmodell bedeutet: Eine interne Person oder ein kleines Team übernimmt Strategie, Planung und Agentursteuerung. Die operative Personalbesetzung läuft über eine feste Agenturpartnerschaft. Du kombinierst internes Unternehmenswissen mit externer Flexibilität und Pool-Tiefe. Ohne die Fixkosten eines grossen Teams. Ohne den Briefingaufwand eines ständigen Agenturwechsels.
So funktioniert es in der Praxis
Die interne Rolle (oft "Event Manager" oder "Brand Experience Lead") kennt das Unternehmen, die Produkte, die Zielgruppen und die internen Stakeholder. Diese Person definiert Anforderungen, erstellt Briefings, steuert die Agentur und wertet Einsätze aus.
Die Agentur liefert die Einsatzkräfte, übernimmt Rekrutierung, Verträge, Lohn, Sozialleistungen und Backup-Management. Sie bringt Erfahrung aus hunderten vergleichbarer Einsätze ein und berät bei Personalplanung und Rollendesign.
Die Schnittstelle ist klar definiert. Die interne Person ist Auftraggeberin. Die Agentur ist Umsetzungspartnerin. Beide kennen sich, beide kennen die Standards, beide arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin.
Warum das Hybridmodell meistens gewinnt
- Fixkosten bleiben überschaubar: 1 bis 2 interne Stellen statt eines ganzen Teams
- Flexibilität bleibt erhalten: Die Agentur skaliert nach Bedarf
- Unternehmenswissen geht nicht verloren: Die interne Person bleibt Konstante
- Briefingqualität steigt: Weil die Agentur das Unternehmen über die Zeit immer besser kennt
- Risiko ist verteilt: Ausfälle werden von der Agentur aufgefangen, strategisches Wissen bleibt intern
Die versteckten Risiken der "Alles intern" Strategie
Unternehmen, die alles selbst machen wollen, unterschätzen regelmässig drei Dinge.
1. Das Klumpenrisiko
Wenn deine gesamte Event-Personalplanung an 2 Personen hängt und eine kündigt, hast du ein Problem. Nicht in drei Monaten, sondern am nächsten Einsatztag. Eine Agentur hat dieses Risiko strukturell gelöst: Es gibt immer jemanden, der übernehmen kann.
2. Der Recruiting-Aufwand
Gutes Eventpersonal zu finden, ist aufwendig. In der Schweiz liegt die Arbeitslosenquote bei rund 2 Prozent. Der Markt für qualifizierte, flexible Einsatzkräfte ist eng. Eine Agentur investiert kontinuierlich in ihren Pool. Ein Unternehmen, das nur gelegentlich rekrutiert, startet jedes Mal bei null.
3. Die Compliance-Last
Temporäre Einsatzkräfte intern anzustellen, bedeutet: Verträge, Sozialversicherungen, BVG-Anmeldungen, Quellensteuer bei internationalen Kräften, Unfallversicherung, Arbeitszeiterfassung. Der GAV Personalverleih regelt vieles davon für Agenturen. Wenn du es selbst machst, trägst du die volle administrative und rechtliche Verantwortung.
Einige Unternehmen umgehen das Anstellungsverhältnis, indem sie Eventpersonal als Freelancer engagieren. Das ist in der Schweiz rechtlich heikel. Wenn die Person weisungsgebunden arbeitet, in deine Struktur eingebunden ist und keine eigene unternehmerische Tätigkeit ausübt, liegt de facto ein Arbeitsverhältnis vor. Die Konsequenzen: AHV-Nachzahlungen, Bussen und Haftungsrisiken.
Die richtige Agentur als langfristiger Partner
Wenn du dich für die Agenturlösung oder das Hybridmodell entscheidest, ist die Wahl des Partners entscheidend. Nicht jede Agentur arbeitet gleich. Der Unterschied zwischen einer Boutique-Agentur und einem Grossanbieter ist erheblich, besonders im Event-Staffing.
Was eine gute Agenturpartnerschaft ausmacht:
- Feste Ansprechperson, die dein Unternehmen kennt
- Proaktive Personalvorschläge basierend auf früheren Einsätzen
- Transparente Kostenkommunikation ohne versteckte Zuschläge
- Ehrliche Beratung: auch mal "Nein" sagen, wenn ein Profil nicht passt
- Messbarer Qualitätsstandard und Feedback-Prozess nach jedem Einsatz
- Backup-Garantie am Einsatztag
Je länger die Partnerschaft dauert, desto geringer wird der Briefingaufwand. Nach dem 5. gemeinsamen Event kennt die Agentur deine Standards. Nach dem 10. weiss sie, was du brauchst, bevor du es aussprichst. Dieser Effekt ist real. Und er ist in keiner Break-even-Rechnung abgebildet, weil er sich in Qualität und Zeitersparnis niederschlägt, nicht in einer Zeile auf der Kostenrechnung.
Entscheidungsmatrix: Dein Szenario
Hier die vereinfachte Orientierung. Sie ersetzt keine individuelle Analyse, aber sie zeigt die Richtung.
- Unter 20 Events pro Jahr
- Starke saisonale Schwankungen
- Kein internes Event-Team vorhanden
- Diverse Profilanforderungen
- Budget für Fixkosten nicht gesichert
- 20 bis 40 Events pro Jahr
- Events als strategischer Kanal
- Budget für 1 bis 2 interne Stellen
- Wiederkehrende Formate und Partner
- Bedarf an interner Steuerungskompetenz
Für "100 Prozent Inhouse" braucht es in der Regel mehr als 40 Events pro Jahr, ein stabiles Budget, eine eigene HR-Abteilung und geringe saisonale Schwankungen. Das trifft auf Kongresszentren und grosse Veranstaltungsunternehmen zu, nicht auf die typische Eventabteilung eines KMU.
Was am Ende zählt
Die Frage "Inhouse oder Agentur?" ist keine ideologische. Sie ist eine betriebswirtschaftliche, die du mit echten Zahlen beantworten kannst. Die meisten Unternehmen, die diese Rechnung ehrlich machen, landen beim Hybridmodell. Nicht weil es der Kompromiss ist. Sondern weil es die Stärken beider Ansätze kombiniert, ohne ihre Schwächen mitzunehmen.
Wenn du die Rechnung für dein Unternehmen aufmachen willst: Schreib uns. Wir machen das nicht, um uns selbst zu verkaufen, sondern weil wir aus Erfahrung wissen, dass eine gute Entscheidung am Anfang steht. Egal wie sie ausfällt.
Quellen
- swissstaffing (2023): Jahresbericht & Branchenstatistik. swissstaffing.ch
- Bundesamt für Statistik: Arbeitsmarktindikatoren Schweiz. bfs.admin.ch